Di tengah meningkatnya kebutuhan pengelolaan dokumen secara online, proses penandatanganan juga ikut bertransformasi. Banyak instansi, perusahaan, hingga individu kini membutuhkan cara menandatangani dokumen secara cepat namun tetap aman dan diakui secara resmi. Tanda tangan elektronik tidak lagi sekedar menempelkan gambar tanda tangan ke dokumen, tetapi harus menggunakan metode yang memenuhi standar hukum di Indonesia.
Di Indonesia, proses penandatanganan elektronik diatur dalam Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) beserta perubahannya. Regulasi ini menegaskan bahwa tanda tangan elektronik memiliki kedudukan hukum yang sama dengan tanda tangan basah selama memenuhi syarat tertentu. Karena itu, memahami cara membuat tanda tangan yang legal sangat penting untuk menghindari dokumen ditolak atau dianggap tidak sah.
Dasar Hukum Tanda Tangan Elektronik
Menurut UU ITE, tanda tangan elektronik sah jika memenuhi unsur:
- Identitas penandatangan dapat diverifikasi
Artinya, penerima dokumen dapat memastikan bahwa orang yang menandatangani benar-benar pemilik identitas tersebut.
- Proses pembuatan dilakukan secara aman
Dokumen tidak boleh mengalami perubahan setelah ditandatangani, dan jika ada perubahan, sistem harus mampu mendeteksinya.
Related Posts:
- Menggunakan sistem sertifikat elektronik
Ini menjadi poin terpenting. Sertifikat elektronik adalah komponen yang memberikan kekuatan hukum pada proses penandatanganan.
- Memiliki hubungan langsung antara penanda tangan dan dokumen
Setiap tanda tangan harus terkait secara unik dengan identitas penandatangan, bukan sekadar gambar statis.
Karena itu, hanya menggunakan gambar tanda tangan hasil foto atau scan tidak memenuhi syarat legal.
Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik yang Legal
Untuk membuat tanda tangan elektronik yang diakui, Anda harus menggunakan penyedia jasa sertifikat elektronik yang telah tersertifikasi oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo). Proses ini bisa dilakukan melalui berbagai platform resmi yang menyediakan layanan verifikasi identitas dan penerbitan sertifikat digital yang aman.
Berikut langkah-langkah umumnya:
1. Daftar Melalui Platform Resmi
Buka situs penyedia layanan yang telah mengantongi izin PSrE (Penyelenggara Sertifikat Elektronik). Pendaftaran dapat dilakukan melalui browser tanpa perlu menginstal aplikasi tambahan.
2. Isi Data Diri
Anda akan diminta memasukkan email, nomor ponsel, serta membuat kata sandi. Proses ini biasanya dilanjutkan dengan verifikasi melalui kode OTP untuk memastikan keamanan akun.
3. Lakukan Verifikasi Identitas
Untuk memenuhi aspek legal, Anda harus melakukan verifikasi KYC (Know Your Customer). Biasanya mencakup:
- Unggah foto KTP
- Pengisian data pribadi sesuai dokumen
- Melakukan Liveness Detection
Proses ini memastikan bahwa identitas penandatangan valid dan dilindungi dari penyalahgunaan.
4. Penerbitan Sertifikat Elektronik
Setelah identitas dipastikan benar, platform akan menerbitkan sertifikat elektronik. Sertifikat inilah yang membuat proses penandatanganan dianggap sah di mata hukum.
5. Unggah dan Tanda Tangani Dokumen
Selanjutnya, Anda dapat mengunggah dokumen PDF ke dashboard. Cukup pilih posisi tanda tangan, konfirmasi penandatanganan, dan sistem akan menandai dokumen dengan sertifikat elektronik. Pada tahap ini, barulah Anda menggunakan layanan tanda tangan digital untuk memastikan validitas dokumen.
Membuat tanda tangan elektronik yang sah di Indonesia bukan lagi proses rumit. Dengan bantuan penyedia sertifikat elektronik resmi, Anda bisa menandatangani dokumen kapan saja, langsung dari perangkat apa pun, tanpa aplikasi berat.
Selama mengikuti proses verifikasi identitas dan menggunakan platform bersertifikasi, dokumen Anda akan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen yang ditandatangani secara manual. Dengan cara ini, aktivitas administrasi menjadi lebih efisien, cepat, dan tetap aman.
Frequently Asked Questions
- Apakah tanda tangan elektronik sah di Indonesia?
Sah, selama memenuhi syarat UU ITE dan menggunakan sertifikat elektronik dari penyedia resmi.
- Apa bedanya tanda tangan elektronik dan tanda tangan scan?
Tanda tangan scan hanya berupa gambar, sedangkan elektronik memiliki sertifikat digital sehingga legal dan aman.
- Apa itu sertifikat elektronik?
Sertifikat yang mengautentikasi identitas penandatangan dan menjamin keamanan dokumen.
- Apakah perlu verifikasi identitas?
Ya, verifikasi KTP dan selfie diperlukan untuk memastikan keabsahan.
- Dokumen apa saja yang bisa ditandatangani?
Umumnya dokumen PDF seperti kontrak, formulir, dan surat pernyataan.
Priyo Harjiyono, bekerja sebagai guru komputer sejak 2011, blogger tekno sejak 2005, Pernah bekerja sebagai Asisten Dosen Teknik Informatika dan Teknik Elektronika UNY, SEO Specialist di Indobot dan saat ini sebagai SEO Specialist di Kommunitas.net , memiliki latar belakang pendidikan Teknik Elektronika, Teknik Informatika dan Program Profesi Guru Teknologi Komputer dan Informatika. Memiliki pengalaman sebagai narasumber, pembicara di bidang digital marketing, SEO dan informatika untuk bisnis dan UMKM.
Pengalaman lengkap saya bisa dicek disini
artikel yang sangat bermanfaat, terimakasih infonya 😀