Setelah bisnis dijalankan, hal paling rumit dan harus dikelola dengan baik adalah masalah catatan keuangan. Apalagi usaha yang dilakukan sering melakukan penjualan dan arus keluar masuknya uang cukup deras. Salah satu cara untuk mengatasi kerumitan dalam mencatat transaksi adalah menggunakan aplikasi kasir online.
Dengan menggunakan aplikasi kasir online berbagai transaksi bisa berjalan dengan baik dan memudahkan pengecekan kalau ada kesalahan. Jadi, tanpa memiliki admin pun Anda bisa mengoperasikannya sendiri.
Kalau Anda ingin memahami lebih jauh tentang aplikasi kasir online dan alasan mengapa usaha atau bisnis harus memilikinya, simak ulasan berikut ini.
Tentang Aplikasi Kasir Online
Aplikasi kasir online pertama kali diciptakan pada tahun 1973 di Amerika Serikat. Kala itu aplikasi yang digunakan untuk melakukan catatan penjualan itu diberi nama cash register. Setelah ditemukan, beberapa perusahaan besar termasuk gerai cepat jadi menggunakannya pada tahun 1974.
Seiring dengan berjalannya waktu dan mulai dikembangkannya internet, aplikasi kasir online mulai banyak dikembangkan. Fungsinya juga jadi lebih kompleks karena tidak mencatat penjualan saja. Namun, terhubung ke banyak hal termasuk gudang atau cabang lainnya.
Related Posts:
Berdasarkan sejarah singkat di atas kita bisa membuat kesimpulan kalau aplikasi kasir online adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat transaksi. Berbagai jenis transaksi akan disusun secara terstruktur sehingga memudahkan dalam penyortiran sampai pembuatan laporan.
Aplikasi kasir online atau point of sale (POS) yang saat ini dikembangkan termasuk Moka POS memiliki banyak fitur. Aplikasi memiliki sistem sehingga bisa diakses dari mana saja dan terhubung ke banyak lini termasuk stok gudang, cabang lain, admin, hingga pemilik usaha.
Alasan Menggunakan Aplikasi Kasir Online
Memiliki aplikasi kasir online akan memberikan banyak kemudahan di berbagai sektor. Kalau Anda masih belum berminat menggunakannya, coba simak beberapa alasan menggunakan aplikasi kasir online di bawah ini.
1. Mudah Membuat Laporan dan Lengkap
Salah satu alasan mengapa Anda harus menggunakan mesin kasir online adalah mudahnya membuat laporan keuangan. Sebelum menggunakan aplikasi berbasis online ini laporan keuangan harus dibuat secara manual dan tidak bisa dilakukan dengan cepat kalau sewaktu-waktu dibutuhkan.
Kalau menggunakan aplikasi kasir online atau POS, laporan keuangan mudah sekali dibuat. Bahkan dalam hitungan menit saja laporan bisa langsung dicetak dan digunakan. Kalau pencatatan masih manual, laporan harus disortir satu per satu. Belum lagi kalau ada kesalahan yang dilakukan.
Selain kecepatan dalam membuat laporan keuangan, laporan keuangan juga bisa dibuat dengan lengkap. Semua jenis data ada di sana mulai dari arus masuk, keluar, sampai laporan per barang yang dijual. Menggunakan mesin kasir online membuat Anda tidak perlu mempekerjakan akuntan atau admin sehingga operasional usaha lebih hemat.
2. Pencatatan Bisa Akurat
Akurasi yang tinggi tanpa ada kesalahan sedikit pun adalah hal yang harus dimiliki oleh sebuah mesin kasir. Kalau akurasinya rendah dan sering ada transaksi yang tidak tercatat atau malah tercatat ganda, kemungkinan terjadi kesalahan saat membuat laporan akan besar.
Hal seperti ini juga berlaku kalau Anda melakukan pencatatan setiap transaksi secara manual. Kalau jumlah transaksinya hanya puluhan saja mungkin tidak akan terjadi kesalahan. Namun, kalau ada banyak, kemungkinan terjadi masalah saat membuat laporan keuangan besar kemungkinannya.
Solusi terbaik dari masalah ini adalah menggunakan aplikasi kasir online atau POS. Aplikasi ini akan melakukan pencatatan secara akurat. Transaksi masuk dan keluar akan segera masuk ke data base sehingga pengecekan bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan dari ponsel sekali pun.
Pencatatan yang akurat akan menghindarkan pengguna dari kesalahan. Seperti yang kita tahu, kesalahan terkait keuangan sampai barang bisa merugikan toko, perusahaan, atau mungkin individu yang ditugaskan memegang kasir atau admin. Kalau nilainya tidak besar mungkin bisa diganti, tapi kalau nilainya besar tentu menyusahkan banyak orang.
3. Mempercepat Proses Transaksi
Coba bayangkan kalau Anda memiliki usaha kelontong atau retail pakaian yang sangat besar. Dalam satu hari ada ratusan transaksi. Bahkan sampai antre saat orang-orang melakukan transaksi. Kalau kasir masih dilakukan secara manual, kira-kira akan memakan waktu berapa lama?
Menggunakan aplikasi online akan memudahkan Anda dalam mempercepat proses transaksi. Apalagi setiap produk sudah memiliki barcode yang berbeda-beda. Hanya dengan melakukan scan barcode dari produk Anda bisa segera menyelesaikan transaksi tanpa harus mencari-cari jenisnya.
Proses transaksi yang lama akan membuat calon pembeli tidak menunggu terlalu lama. Apalagi saat awal atau akhir bulan, puluhan hingga ribuan orang belanja bersama-sama. Kalau menunggu terlalu lama kemungkinan besar mereka kecewa dan akhirnya malas lagi belanja dan melakukan transaksi.
4. Memiliki Pilihan Hak Akses Aplikasi
Salah satu kelebihan dari aplikasi POS atau kasir online saat ini adalah adanya pilihan hak akses pada semua orang. Hak akses ini akan memudahkan siapa saja mengakses POS sesuai dengan porsinya. Misal Anda pemilik dari usaha itu, seluruh akses bisa dibuka sehingga berbagai data transaksi mudah dicek dan dibuat laporan keuangannya.
Selanjutnya hak akses pegawai yang berhubungan dengan kasir. Mereka bisa mengakses hanya di kantor atau toko saja. Selain itu akses yang bisa dilakukan hanyalah memasukkan transaksi saja. Melihat laporan dan sejenisnya tidak bisa dilakukan karena bukan wewenangnya.
Selanjutnya posisi manajer atau yang setingkat bisa mengakses laporan keuangan sampai melakukan pengecekan kalau ada kesalahan pada transaksi. Batasan untuk posisi manajer adalah tidak bisanya menambah user atau mengganti hak akses dari user yang sudah ditambahkan sebelumnya.
5. Mudah Melakukan Pencarian
Data transaksi yang terjadi biasanya mencakup harga, nama barang, jumlah, harga, hingga diskon. Informasi seperti ini penting untuk melakukan pencarian terkait dengan nama barang sampai ke hal terkecil lainnya. Misal suppliernya siapa saja dan kapan tanggal masuk dari barang.
Kalau menggunakan pencatatan manual, hal seperti yang sudah disebutkan di atas akan sulit sekali dilakukan. Apalagi masalah waktu sering tidak akurat. Menggunakan aplikasi bisa akurat sampai ke jam, menit, dan detiknya. Jadi, pencarian bisa dilakukan dengan mudah.
Menggunakan aplikasi kasir online juga memudahkan Anda dalam melakukan pencarian kalau ada kesalahan atau ada transaksi yang dicurigai tidak wajar. Pencarian cukup menggunakan kata kunci, disortir sesuai tanggal, atau langsung menggunakan kode transaksinya. Bayangkan kalau hal ini dilakukan secara manual dan ada ratusan transaksi.
6. Manajemen Stok Barang yang Akurat
Selain pencatatan yang harus akurat dan tidak boleh ada kesalahan sekecil apa pun, hal paling penting dari aplikasi kasir online adalah masalah stok. Kalau stok mengalami masalah dalam penghitungannya bisa saja menyebabkan masalah. Bisa saja kasir atau admin harus melakukan ganti rugi.
Menggunakan aplikasi kasir online akan menghindarkan masalah seperti ini. Begitu transaksi terjadi, stok barang akan langsung dikurangi. Jadi, Anda tidak perlu melakukan stocking secara berkala yang menguras banyak sekali tenaga serta rawan sekali terjadi kesalahan.
Masalah manajemen stok ini juga mencakup stok di gudang, toko utama, cabang, dan tempat lain yang masih satu pengelolaan. Jadi, setiap ada transaksi di mana saja termasuk barang keluar dari gudang akan dicatat dengan baik sehingga kesalahan hitung yang sering terjadi bisa dihindari.
Pencatatan stok memang dilakukan secara otomatis dan terstruktur. Namun, membuat catatan secara manual bisa dilakukan juga sebagai pembanding. Dengan begitu saat laporan dibuat, stok sudah sesuai dan laporan keuangannya tidak mengalami kesalahan.
7. Terintegrasi ke Banyak Perangkat
Aplikasi kasir biasa atau mesin kasir manual umumnya hanya bisa diakses di toko atau kedai secara langsung. Kalau ingin mengetahui berbagai jenis laporan harus datang dahulu ke lokasi. Padahal laporan bisa saja dibutuhkan kapan saja, bahkan tengah malam sekali pun.
Aplikasi kasir online mengatasi masalah ini karena segala hal terkait dengan transaksi sampai memasukkan stok sekalipun tercatat secara online. Semua data masuk ke dalam cloud sehingga akses untuk membuka bisa dilakukan di mana saja. Tidak perlu menggunakan mesin kasir atau komputer yang ada di toko.
Beberapa aplikasi kasir online juga bisa diakses melalui berbagai perangkat seperti laptop, ponsel, sampai tablet. Selama memiliki hak akses ke dalam sistem, Anda bisa melihat secara langsung apa saja yang terjadi pada transaksi keuangan mulai dari harian, mingguan, sampai bulanan.
Karena terintegrasi ke banyak perangkat, Anda tidak perlu repot-repot harus sering mengunjungi toko atau usaha lainnya. Cukup pantau laporan keuangan dan hal lainnya yang berhubungan dengan stok barang. Kalau ada tanda-tanda masalah barulah disurvei agar tidak berlarut-larut masalahnya.
8. User Interface yang Sempurna
Aplikasi jenis apa pun termasuk kasir online harus memiliki satu komponen penting. Komponen itu adalah UI atau user interface. Antarmuka pengguna yang sempurna akan memudahkan Anda dalam mengoperasikan aplikasi. Apalagi fiturnya mudah digunakan dan tidak terlalu rumit.
Hampir semua aplikasi kasir online memiliki antarmuka pengguna yang baik dan nyaman digunakan. Jadi, meski pemula sekali pun tetap bisa menggunakannya. Asal diberi pelatihan atau training singkat, mereka bisa mengoperasikannya dengan baik untuk melakukan pencatatan transaksi.
Ciri user interface yang baik dari aplikasi kasir online bisa dilihat dari warnanya yang tidak membuat pengguna bosan. Selain itu tidak ada banyak menu tidak berguna yang sebenarnya bisa dihilangkan. Terakhir, perintah atau menunya jelas dan menghindari pengguna melakukan kesalahan.
Demikian ulasan tentang mesin kasir online beserta alasan mengapa harus menggunakannya. Dari ulasan di atas terlihat jelas kalau mesin kasir online bisa memberikan banyak dampak positif dan kemudahan yang selama ini jarang didapatkan oleh pemilik restoran, toko, atau bentuk usaha lainnya.
Kalau saat ini Anda sedang membangun bisnis dan ingin urusan keuangan tertata dengan rapi, kenapa tidak menggunakan Moka POS saja? Anda bisa mendapatkan semua fungsi mesin kasir online dan ada masa coba 14 hari gratis, loh. Yakin, tidak mau mencobanya agar masalah transaksi berjalan lancar?