Manajemen Proyek Ala Blogger Anotherorion

Sebagai seorang blogger yang sering bekerjasama dengan berbagai pihak, aku mulai berpikir mengenai manajemen proyek ala blogger, agar nantinya setiap pekerjaan yang aku lakukan dapat aku cek serta follow up. Manajemen proyek ala blogger ini cocok buat kamu yang memang seorang blogger single fighter a.k.a lone wolf yang apa-apa dikerjakan sendiri. Mulai dari riset keyword, menulis artikel, membuat foto produk, melakukan editing gambar serta berkomunikasi dengan klien.

Manajemen Proyek Ala Blogger, Perlu Tidak?

Perlu tidaknya seorang blogger melakukan manajemen proyek sih, balik lagi sama kebutuhan dia sendiri, merasa perlu enggak? merasa worthy enggak buat melakukan hal tersebut? Kalau emang gak worthy yang engga perlu, klo emang gak butuh ya gak usah. As simple as that.

Balik lagi, sesuatu yang dimanage dengan baik tentunya akan lebih menguntungkan kita, dari sisi efektifitas dan efisiensi dalam bekerja. Terlebih kita ini kan freelancer yang bekerja dengan berbagai pihak dan latar belakang, mulai dari brand, agensi bahkan instansi pemerintah. Mereka punya pendekatan komunikasi yang berbeda-beda juga. Makanya biar lebih efisien, aku menerapkan manajemen proyek.

Apa Sih Manfaat Blogger Melakukan Manajemen Proyek

Ada beberapa manfaat yang aku rasakan saat menerapkan manajemen proyek. Dan tentunya, rekan-rekan narablog lain yang melakukan manajemen kerjasama mereka juga lebih terbantu kok.

Jadi apa manfaatnya?

Data Pekerjaan Lebih Mudah Dilacak

Brand apa yang bekerjasama, siapa penanggung jawabnya, kapan deadlinenya, briefnya seperti apa, butuh sounding di social media atau tidak? Data seperti ini penting banget buat temen-temen yang sering dikejar banyak deadline. Duh si A deadline kapan ya?

Paling sebel sih, kalau ternyata kita kelewat deadline n harus minta maaf sama PIC nya. Antara malu malu gimana gitu.

Acuan Menentukan Rate Card

Berapa sih rate kamu sebagai seorang blogger? Buat temen-temen masalah rate card ini biasanya bikin pusing, brand dikasih mahal, kabur, dikasih murah kok berasa kayak lagi ikutan campaign romusha.

Sebenarnya acuan untuk menentukan rate card itu berasal dari kita sendiri yang menentukan. Misal seorang teman hanya menerima kerjasama dalam nilai sekian mio, tenggang waktu sekian bulan untuk menulis satu artikel. Yes, satu artikel gengs, kalian gak salah baca.

Tapi tentunya dia beneran waktu tersebut ia gunakan untuk mengeksplore produk tersebut secara paripurna. Ada harga, ada rupa tentunya. Nah dalam manajemen proyek ini aku juga memasukan berapa nominal fee yang kudapatkan. Jadi bisa kujadikan acuan rate card jika ada brand sejenis yang mengajak kerjasama.

Rekapitulasi Bulanan

Satu bulan sekali, aku merekap berapa pendapatan yang aku dapatkan dari proyek yang aku kerjakan bersama para brand. Disini ada kan yang rajin merekap data pendapatan bulanan kalian? Nah rekapitulasi ini penting sebagai acuan target kita bulan depan. Minimal banget sih ya pendapatan bulan depan bisa sama dengan bulan ini.

Mengecek Pembayaran

Sudah capek-capek kerja eh, gak dibayar. Ada yang kek gitu? Sering? Jangan kuatir dengan menerapkan manajemen proyek ala blogger ini, kalian bisa melihat mana campaign yang sudah selesai, mana yang belum kirim brief dan paling penting mana yang duitnya udah masuk rekening.

Mengingat aku juga menggunakan beraneka platform/marketplace jasa untuk bekerjasama dengan brand aku juga mencatat nih, ada di rekening mana pembayaran tersebut di lakukan, apa ke rekening bank, paypal, e-wallet or masuk di rekening dompet di platform.

Cara Membuat Manajemen Proyek untuk Blogger

Untuk membuat manajemen proyek ala blogger ini aku setidaknya butuh 3 hal. Space hardisk/drive, Google Form dan Spreadsheet.

Buat Folder Khusus Berjenjang

Folder Khusus Kerjasama ini bisa teman-teman buat di hardisk atau di Google Drive, bebas mau dimana. Aku sendiri lebih memilih di laptop karena pertimbangan sisa space GDrive ku yang sudah memprihatinkan. Folder ini kubuat sebagai berikut

1. Buat Folder Tahun misal; 2022
2. Di dalam folder tahun Buat Folder Bulan, misal; 01 Januari, 02 Februari
3. Di dalam folder bulan bikin folder Brand. Penulisannya xx + nama brand, misal 10 Toyota artinya tanggal 10 aku deal kerjasama sama Toyota.

Jadi path di hardisknya akan seperti ini>> D:\\blog\2022\01 januari\10 Toyota

Fungsi folder berjenjang ini untuk memudahkan kita melihat kapan kita deal kerjasama dengan sebuah brand, tanggal berapa bulan apa n tahun berapa. Setiap bulan, aku membuat satu anak folder lagi di bawah folder tahun. Setiap deal proyek baru, aku menambahkan satu folder lagi di bawah folder bulan.

Fungsi folder brand bertanggal untuk mengurutkan tanggal kerjasama kita selama sebulan. Semua file baik berupa brief, gambar, draft, invoice aku masukkan di dalam folder brand. Jadi gak ada cerita bingung nyari, duh kemarin buat kerjasama sama brand A gambarnya ada di folder Download or My Documents ya? Satu proyek = satu folder, terserah isinya apa aja. Jadi gak bertebaran kemana mana.

Buat Google Form Data Job

Lah kan udah bikin folder terstruktur untuk manajemen proyek ala blogger? Ngapain harus repot bikin Google Form. Nah ini dia. Justru kunci utama manajemennya ada di Google Form. Kenapa memilih Google Form? Biar enak n simpel, bisa masukin data dari HP juga gampang. Google Form ini kujadikan sebagai media input data pekerjaan. Isinya apa aja?

1. Nama Brand yang bekerjasama 
2. Sumber – darimana mereka kontak kita; WA, Email, DM IG or Platform 
3. Nama PIC yang menghubungi kita
4. Jenis pekerjaan – Blogpost, placement, twit buzz, IG story or lainnya
5. Brief – sudah kasih brief or belum
6. Harga pekerjaan
7. Rekening – masuk bank mana, e-wallet or platform
8. Deadline
9. Tanggal Selesai Pekerjaan
10. Tanggal Pembayaran

Empat poin pertama biasanya aku kasih opsi harus diisi, sementara poin nomer 5 dan seterusnya aku isi nanti lewat spreadsheet. Jadi misal udah deal tapi PIC belum kasih tau nama brand, ya aku gak input data dulu lah. Opsional buat yang ternak blog boleh ditambahkan info blog mana yang dapet kerjaan.

Bisa ditambahkan juga checklist sosial media, jadi misal ada PIC yang minta harus sounding di IG, twitter dll lebih mudah lagi ngeceknya.

SpreadSheet Buat Olah Data

Setelah membuat Google Form kan data yang diinput nanti menjadi sebuah file spreadsheet. Nah manfaatnya adalah untuk mengolah dan melakukan update data yang udah kita masukkan ke Google Form sebelumnya. Misalnya untuk melakukan update kapan kalian menyelesaikan pekerjaan atau kapan klien melakukan pembayaran,

Oh ya di spreadsheet ini aku juga menambahkan kolom pengecekan, untuk mengecek pekerjaan sudah selesai dan cek apakah klien sudah melakukan pembayaran. Jika kedua kolom ini sudah bernilai True, maka nominal harga pekerjaan akan otomatis muncul di kolom dana masuk. Contoh gambarnya be like begini ya

Setiap bulan, aku juga melakukan rekap berapa dana masuk yang aku dapatkan dari kerjasama dengan brand. Jadi tiap bulan aku ada gambaran nih, bulan ini dapat berapa bulan sebelumnya berapa.

Tentu aja masih ada cara lain untuk manajemen proyek, misalnya gimana data deadline pekerjaan yang kita masukkan di Google Form tadi otomatis terupdate di Google Calendar kita. Dan untuk invoice teman-teman juga bisa menggunakan add ons invoice di Gmail seperti Bookipi atau Zoho Invoice untuk merapikan file invoicenya.

Nah teman-teman sendiri saat bekerjasama dengan klien, sudah menerapkan manajemen proyek ala blogger yang seperti apa? Share di kolom komentar ya