Pengertian Software ERP dan Tips Memilihnya

Software Enterprise Resource Planning (ERP) adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola operasi bisnis suatu perusahaan. Software ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti manajemen rantai pasokan, keuangan, manajemen proyek, produksi, penjualan, dan sumber daya manusia dalam satu sistem. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses bisnis, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik.

ERP memainkan peran penting dalam mengintegrasikan data dan proses bisnis perusahaan. Dalam banyak organisasi, sistem bisnis terpisah dapat menghasilkan silos data dan informasi yang tidak terhubung, yang dapat menghambat efisiensi operasi bisnis.

Manfaat Penggunaan Software ERP bagi Perusahaan

Dengan mengintegrasikan sistem bisnis dalam satu sistem, perusahaan dapat mengurangi duplikasi data dan informasi yang tidak konsisten, mempercepat pengambilan keputusan, dan meningkatkan transparansi dan akurasi data.

Ada banyak manfaat dari penggunaan sistem ERP dalam bisnis. Beberapa di antaranya adalah:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional: ERP memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses bisnis yang berbeda dalam satu sistem, sehingga mengurangi kebutuhan untuk tugas manual dan menghemat waktu dan biaya.
2. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: ERP memberikan informasi real-time dan data analitis yang dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
3. Mengurangi Biaya: Dengan mengintegrasikan proses bisnis dan mengotomatisasi tugas yang berulang, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan produktivitas staf.
4. Peningkatan Kualitas Data: Dengan memiliki satu sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat memastikan konsistensi dan keakuratan data, mengurangi kesalahan dan meningkatkan kualitas informasi yang tersedia untuk pengambilan keputusan.
5. Meningkatkan Layanan Pelanggan: ERP memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan layanan pelanggan dengan memberikan informasi yang akurat dan real-time, meningkatkan efisiensi dalam pemenuhan pesanan, dan memberikan dukungan pelanggan yang lebih baik.

Namun, implementasi software ERP bukanlah suatu hal yang mudah. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk menggunakan software ERP, seperti biaya implementasi, waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk pelatihan staf, dan kemampuan untuk mengintegrasikan sistem yang sudah ada. Selain itu, ada juga kekhawatiran tentang privasi data dan keamanan, dan penting untuk memilih vendor software ERP yang andal dan dapat dipercaya.

Hal yang Dipertimbangkan Pengusaha Saat Memilih Software ERP

Beberapa pertimbangan penting yang biasanya dibutuhkan pengusaha saat akan memilih software ERP:

1. Kebutuhan bisnis: Pengusaha perlu memahami kebutuhan bisnis mereka secara detail dan pastikan bahwa software ERP yang mereka pilih dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Setiap bisnis memiliki proses dan kebutuhan yang unik, jadi pastikan bahwa software ERP yang dipilih dapat dioptimalkan untuk memenuhi kebutuhan khusus bisnis klien.
2. Kemampuan fungsional: Software ERP harus mampu menyediakan fungsionalitas yang dibutuhkan oleh bisnis klien. Pastikan bahwa software ERP yang dipilih memiliki kemampuan untuk mengelola operasi bisnis seperti manajemen rantai pasokan, manajemen inventaris, manajemen produksi, dan lain-lain.
3. Integrasi: Pastikan bahwa software ERP yang dipilih dapat diintegrasikan dengan aplikasi bisnis lainnya yang digunakan oleh perusahaan. Ini akan memastikan bahwa data dapat bergerak dengan mudah antara sistem, memungkinkan informasi bisnis yang akurat dan real-time.
4. Ketersediaan dukungan dan layanan pelanggan: Perusahaan perlu memilih vendor yang dapat memberikan dukungan dan layanan pelanggan yang andal dan responsif. Dukungan dan pelatihan yang memadai akan memastikan bahwa software ERP dapat digunakan dengan efektif dan efisien oleh karyawan perusahaan.
5. Biaya: Software ERP dapat menjadi investasi besar bagi bisnis perusahaan. Namun mereka perlu mempertimbangkan biaya software, biaya penerapan, biaya dukungan dan pemeliharaan, dan biaya pelatihan staf. Pastikan bahwa software ERP yang dipilih sebanding dengan manfaat yang akan diterima.
6. Keamanan dan privasi data: Pastikan bahwa software ERP yang dipilih memiliki fitur keamanan dan privasi data yang memadai untuk melindungi informasi bisnis sensitif milik perusahaan.
7. Kemudahan penggunaan: Software ERP harus mudah digunakan dan diakses oleh staf dan karyawan. Jangan pilih software yang terlalu kompleks atau membutuhkan pelatihan yang terlalu banyak, karena dapat menghambat efisiensi operasi bisnis.
8. Skalabilitas: Pastikan bahwa software ERP yang dipilih dapat dengan mudah ditingkatkan ketika bisnis perusahaan berkembang dan memerlukan fungsionalitas tambahan.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, perusahaan dapat memilih software ERP yang tepat untuk bisnis mereka.

Kekhawatiran Perusahaan Saat Menggunakan Layanan ERP

Meskipun software ERP memiliki berbagai keunggulan, namun perusahaan cukup khawatir dengan berbagai kemungkinan yang terjadi jika terjadi kegagalan implementasi ERP dan dapat mengganggu core bisnis perusahaan. Beberapa hal yang mungkin ditakutkan oleh perusahaan adalah:

1. Biaya yang Mahal: Perusahaan khawatir bahwa investasi dalam software ERP akan terlalu mahal dan akan sulit untuk diterima oleh anggaran mereka.
2. Kompleksitas Implementasi: Implementasi software ERP dapat memakan waktu dan sumber daya yang signifikan. Proses implementasi akan sangat rumit dan sulit dipahami, dan memerlukan pelatihan yang intensif untuk staf mereka.
3. Integrasi dengan Sistem yang Sudah Ada: Software ERP yang mereka pilih tidak akan dapat diintegrasikan dengan sistem bisnis yang sudah ada di perusahaan mereka, dan akan memerlukan waktu dan biaya tambahan untuk menghubungkan sistem tersebut.
4. Kesulitan Menggunakan Software:  Software ERP  terlalu kompleks dan sulit untuk digunakan oleh staf perusahaan, yang dapat menghambat efisiensi operasi bisnis.
5. Kurangnya Dukungan dan Layanan Pelanggan: Perusahaan khawatir tidak akan menerima dukungan dan layanan pelanggan yang memadai dari vendor software ERP, yang dapat mengakibatkan masalah teknis dan operasional yang sulit diatasi.
6. Keamanan dan Privasi Data yang Kurang: Ketakutan akan sensitivitas data bisnis mereka tidak akan cukup aman atau terlindungi dengan baik oleh software ERP yang mereka pilih, yang dapat mengakibatkan risiko keamanan dan privasi data yang besar.
7. Tidak Ada Jaminan Keberhasilan: Meskipun mereka berinvestasi dalam software ERP, tidak ada jaminan bahwa sistem tersebut akan menghasilkan hasil yang diinginkan atau memberikan manfaat yang signifikan untuk bisnis mereka.

Keunggulan Layanan Software ERP dari Hashmicro

Hashmicro adalah penyedia solusi teknologi bisnis yang berkantor pusat di Singapura dan telah beroperasi di beberapa negara di Asia Tenggara. Mereka menawarkan berbagai produk seperti software ERP, CRM, HRMS, dan lainnya untuk membantu perusahaan dalam mengelola operasi bisnis mereka.

Hashmicro menawarkan beberapa keunggulan dalam layanan software ERP mereka, di antaranya:

Modular dan Skalabilitas

Hashmicro menyediakan solusi software ERP yang modular dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk hanya menggunakan modul-modul yang dibutuhkan dan menghindari biaya yang tidak perlu.

Selain itu, solusi software ERP Hashmicro juga dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis perusahaan dan dapat diupgrade sesuai dengan kebutuhan bisnis di masa depan.

Cloud-based

Solusi software ERP Hashmicro tersedia dalam model cloud-based, yang memungkinkan akses yang lebih mudah dan fleksibel untuk pengguna dari mana saja dan kapan saja. Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk menghindari biaya perangkat keras dan pengelolaan IT yang mahal.

Integrasi Mudah

Hashmicro memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan solusi software ERP mereka dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan. Integrasi ini dapat dilakukan dengan cepat dan mudah untuk memastikan sistem dapat berjalan dengan lancar.

User-Friendly

Interface yang mudah digunakan dan user-friendly memudahkan pengguna untuk mengakses dan menggunakan solusi software ERP Hashmicro. Hal ini dapat membantu mempercepat proses implementasi dan meningkatkan adopsi oleh pengguna.

Dukungan Pelanggan

Hashmicro memiliki tim dukungan pelanggan yang responsif dan berpengalaman yang dapat membantu perusahaan dalam memecahkan masalah dan memberikan dukungan teknis yang diperlukan.

Berikut adalah beberapa dukungan layanan Hashmicro untuk pelanggan ERP mereka:

1. Fitur Demo Gratis: Hashmicro menyediakan fitur demo untuk dicoba oleh perusahaan sebelum mereka memutuskan untuk menggunakan layanan ERP dari Hasmicro. Ini memudahkan perusahaan mencoba layanan ERP Hashmicro sebelum memutuskan membelinya.
2. Pelatihan: Hashmicro menyediakan pelatihan untuk pengguna dan administrator sistem ERP agar dapat menggunakan sistem dengan efektif dan efisien.
3. Dukungan Teknis: Hashmicro memiliki tim dukungan teknis yang siap membantu dalam mengatasi masalah teknis yang terjadi di sistem ERP, dan menangani pertanyaan dan permintaan dukungan teknis lainnya.
4. Pemeliharaan Sistem: Hashmicro juga menawarkan layanan pemeliharaan sistem untuk memastikan bahwa sistem ERP selalu berjalan dengan optimal dan kinerja sistem terjaga.
5. Integrasi dengan sistem lain: Hashmicro memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan solusi software ERP mereka dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan.
6. Pembaruan dan Upgrade: Hashmicro secara rutin melakukan pembaruan dan upgrade pada sistem ERP mereka untuk memastikan bahwa sistem selalu memiliki fitur terbaru dan terbaik dalam kelasnya.
7. Layanan Konsultasi: Hashmicro menyediakan layanan konsultasi bagi perusahaan yang memerlukan bantuan dalam pemilihan, implementasi, dan penggunaan sistem ERP mereka.

Memiliki Dukungan Software Procurement

Software procurement dalam sistem ERP mengacu pada modul atau bagian dari sistem ERP yang bertanggung jawab untuk mengelola proses pengadaan atau pembelian barang dan jasa. Modul ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses pengadaan dalam satu sistem yang terpusat, dari permintaan pengadaan hingga pembayaran vendor.

Software procurement dalam sistem ERP menyediakan fitur-fitur seperti manajemen persetujuan pengadaan, manajemen persediaan, perencanaan kebutuhan bahan, pencatatan pembelian, manajemen kontrak, manajemen pembayaran, dan analisis pengeluaran. Modul ini membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses pengadaan, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi.

Menariknya software procurement Hashmicro dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem ERP lain yang sudah ada di perusahaan. Hal ini memudahkan pengguna dalam melakukan manajemen data pembelian dan menghindari kesalahan penginputan data ganda.

Selain itu, Hashmicro menyediakan dashboard analytics yang dapat memberikan informasi real-time tentang pengelolaan pembelian, termasuk laporan pembelian, kinerja pemasok, dan inventaris pembelian dalam software procurement mereka. Hal ini memudahkan perusahaan untuk membuat keputusan yang tepat dan mengoptimalkan pengelolaan pembelian mereka.